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Whistleblower Policy

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Politique en matière de dénonciation

OBJECTIFS

Tel que stipulé dans les politiques de gouvernance du Code de conduite de l’Institut canadien des mines, de la métallurgie et du pétrole(« ICM » ), l’objectif de cette Politique en matière de dénonciation (la « Politique ») est de créer un mécanisme dans le cadre duquel tout.e employé.e, membre du Conseil, directeur.trice, administrateur.trice, bénévole, membre, entrepreneur.euse ou fournisseur.euse de l’ICM (« Personne ») ayant connaissance du non-respect de la présente Politique, d’autres politiques de l’ICM, ou autre infraction juridique et/ou éthique potentielle, est en mesure de signaler ledit non-respect ou ladite infraction, de manière confidentielle ou anonyme, sans craindre de représailles.

PORTÉE

Cette Politique s’applique à toutes les Personnes, et a pour but d’être inclusive. Employ(e)s, représentant(e)s et partenaires d’affaires de l’ICM doivent, tous et toutes, respecter les normes d’affaires et d’éthique personnelle dans la conduite de leurs interactions et obligations professionnelles. Tous et toutes doivent faire preuve d’honnêteté et d’intégrité dans l’accomplissement de leurs responsabilités, et se conformer aux lois, règlements et politiques applicables.

SITUATIONS DEVANT ÊTRE SIGNALÉES

L’ICM accueille les plaintes, les signalements ou les requêtes portant sur des pratiques illégales ou sur de sérieuses violations du Code de conduite, du Guide de conformité au droit de la concurrence, et de la Politique sur les conflits d’intérêts incluant la conduite illégale ou répréhensible de l’organisme lui-même, de sa direction, ou autre(s) personne(s) agissant pour son compte, et de personnes interagissant avec l’ICM. Les questions qu’il est approprié de soulever dans le cadre de cette Politique incluent les irrégularités financières, les problèmes de comptabilité ou de vérification, les infractions à l’éthique, la discrimination, la violence, le harcèlement, l’intimidation, l’abus de pouvoir, ou autres pratiques ou politiques similaires illégales ou répréhensibles.

Dans le cadre de cette Politique en matière de dénonciation, chaque Personne a l’obligation de signaler les violations du Code de conduite, du Guide de conformité au droit de la concurrence, et de la Politique sur les conflits d’intérêts, et autres politiques de l’ICM incluant :

  • La fraude, les malversations, ou irrégularités financières ;
  • Le non-respect d’obligations ou de statuts juridiques ;
  • Un danger menaçant la santé et la sécurité en milieu de travail, l’environnement ou le grand public ;
  • Une conduite répréhensible ou un comportement contraire à l’éthique ;
  • La discrimination, la violence et le harcèlement (une telle conduite peut être signalée dans le cadre de la Politique en matière de discrimination et de harcèlement en milieu de travail de l’ICM) ;
  • L’abus d’autorité ;
  • Une tentative de dissimuler l’une ou l’autre de ces violations ;
  • Toutes autres activités non mentionnées ci-dessus qui pourraient néanmoins être considérées comme nuisibles pour l’ICM ou pour un ou plusieurs individu(s).

CONFIDENTIALITÉ

Le fait de faire part de préoccupations, l’identité de la personne à l’origine de la plainte (le/la « Plaignant.e ») et toutes les enquêtes seront gardées confidentielles dans la mesure du possible, sauf :

  • Si cela est inévitable durant l’enquête générée par la plainte
  • Si cela fait partie d’une action disciplinaire ;
  • Si cela est requis légalement ;
  • Si le/la Plaignant.e. déclare vouloir que son identité soit connue.

Divulguer à des individus non concernés par l’enquête le fait que des préoccupations ont été rapportées sera considéré comme une grave infraction disciplinaire, et pourrait entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement de bénévole ou au licenciement immédiat, ou à la cessation immédiate des fonctions pour raisons graves. Une telle conduite pourrait aussi entraîner d’autres mesures, incluant des poursuites civiles et le signalement aux autorités et organismes de réglementation compétents.

REPRÉSAILLES

Cette Politique a pour objectif de donner les moyens aux Personnes de faire part de leurs préoccupations auprès de l’ICM afin qu’une enquête soit menée et qu’une action appropriée soit posée. Avec cet objectif en tête, aucune Personne faisant part d’une préoccupation, de bonne foi, ne sera soumise à des représailles, ni, dans le cas d’un.e employé.e, à des conséquences négatives pour son emploi. De plus, toute Personne se livrant à des représailles contre quelqu’un ayant fait part d’une préoccupation, de bonne foi, fera l’objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au et incluant le congédiement de bénévole, la résiliation de contrat (tel que permis), ou le licenciement immédiat, ou la cessation immédiate des fonctions pour raisons graves.

OBLIGATION DE COOPÉRER

Toute Personne à qui il est demandé de participer à une enquête en vertu de cette Politique a l’obligation de coopérer pleinement avec l’enquête et d’en préserver la confidentialité. Tout refus de coopérer, le fait de ne pas coopérer pleinement, ou la violation des obligations de confidentialité peuvent entraîner des mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu’au congédiement de bénévole, à la résiliation de contrat, au licenciement immédiat ou à la cessation immédiate des fonctions pour raisons graves.

PROTOCOLE DE SIGNALEMENT

Au moment de s’acquitter de son obligation de signalement, tel que décrit ci-dessus, une Personne peut réfléchir à la méthode qu’elle souhaite utiliser pour faire part de ses préoccupations.

Le signalement de cas de harcèlement, de violence, d’intimidation et/ou de discrimination en milieu de travail peut se faire conformément à la Politique en matière de discrimination et de harcèlement en milieu de travail de l’ICM ou par le biais de cette Politique en matière de dénonciation si la Personne signalant les actions n’est pas à l’aise d’utiliser la Politique en matière de discrimination et de harcèlement en milieu de travail de l’ICM.

a) Signalement

La Personne devrait faire part de ses préoccupations de préférence par écrit, directement au/à la directeur.trice général.e de l’ICM (« DG »). Toutefois, si la Personne n’est pas à l’aise de communiquer directement avec le/la DG, ou si le/la DG est l’objet même des préoccupations, la Personne devrait faire part de ses préoccupations directement au/à la président.e du conseil d’administration (« Président.e de l’ICM »).

Les communications peuvent se faire de manière confidentielle par l’une des voies suivantes :

(A) Courriel adressé à ahamlyn@cim.org ou à president@cim.org

(B) Courrier ordinaire adressé à l’attention du/de la directeur.trice général.e ou du/de la Président.e de l’ICM à l’adresse postale suivante :

C.I.M.
1040-3500 Boulevard De Maisonneuve Ouest
Westmount, Québec, H3Z 3C1

Il se peut que des personnes se sentent plus à l’aise de communiquer initialement leurs préoccupations en personne, par téléphone ou par téléconférence. Ces conversations devraient être suivies d’une déclaration écrite contenant les informations figurant ci-dessous, à moins qu’elles ne déclarent préférer demeurer anonymes.

b) Signalement anonyme

Il est possible de procéder à un signalement de manière anonyme en adressant un courrier de manière confidentielle à l’attention du/de la DG ou du/de la Président.e de l’ICM (tel que décrit plus haut) à l’adresse suivante :

C.I.M.
1040-3500 Boulevard De Maisonneuve Ouest
Westmount, Québec, H3Z 3C1

c) Signalement d’une fraude

Si la Personne en question signale une fraude suspectée, celle-ci devrait toujours être signalée au/à la Président.e de l’ICM, à moins que le/la Président.e de l’ICM ne soit l’objet du signalement. Dans un tel cas, la fraude suspectée devrait être signalée au/à la président.e du Comité de vérification et d’analyse des risques par courriel (auditandriskchair@cim.org), ou être en envoyée par la poste, à l’attention du/de la président.e du Comité de vérification et d’analyse des risques, à l’adresse ci-dessus.

Contenu du signalement

  • Description de la violation alléguée ;
  • Date à laquelle le/la Plaignant.e a eu connaissance de la violation alléguée ;
  • Nom du/de l’/des individu(s) soupçonné(s) de la violation alléguée ;
  • Mesures prises (si c’est le cas) avant de déposer une plainte ou de porter des allégations (c’est-à-dire, avoir parlé à un.e superviseur.euse/un.e gérant.e);
  • Témoins des faits allégués (si applicable) ;
  • Tout détail supplémentaire pouvant aider à enquêter sur le problème. ​

Réponse aux violations signalées

Le/la DG ou le/la Président.e de l’ICM communiquera avec la Personne ayant fait part de ses préoccupations, et accusera réception de la violation signalée dans un délai de cinq (5) jours ouvrables à compter de la réception des préoccupations. Il ne sera pas possible d’accuser réception de préoccupations communiquées de manière anonyme si la Personne ne fournit pas ses coordonnées.

Le problème sera rapporté au Comité de gouvernance ou au Comité de vérification et d’analyse des risques par le/la DG ou le/la Président.e de l’ICM. De plus, tous les cas de suspicion de fraude seront automatiquement signalés au Comité de vérification et d’analyse des risques par le/la DG ou le/la Président.e de l’ICM, là où applicable.

Tous les signalements feront rapidement l’objet d’une enquête si suffisamment d’informations sont fournies. Il se peut que l’ICM enquête sur le problème à l’interne ou, si requis, confie l’enquête à des consultant.e.s externes. Veuillez noter que les plaintes anonymes ne contenant pas suffisamment d’informations pourraient ne pas faire l’objet d’une enquête, et, à ce titre, les Plaignant.e.s anonymes devraient fournir autant de détails que possible dans leur plainte.

Une fois l’enquête terminée, des mesures correctives appropriées seront prises, tel que requis par l’enquête.

En outre, si la plainte n’a pas été soumise de manière anonyme, l’ICM effectuera un suivi auprès du/de la Plaignant.e afin qu’il n’y ait plus de quoi se préoccuper.

AGIR DE BONNE FOI

Toute personne faisant part d’une préoccupation doit agir de bonne foi et avoir des raisons raisonnables de croire que les informations divulguées indiquent une pratique inappropriée ou une violation de cette Politique, d’une politique de l’ICM, du Code de conduite, du Guide de conformité au droit de la concurrence, ou de la Politique sur les conflits d’intérêts.

Le fait de porter des allégations s’avérant non fondées, et dont il s’avère qu’elles ont été portées par malveillance, avec témérité, ou qui sont portées en sachant déjà que ces allégations sont fausses, sera considéré comme une grave infraction disciplinaire. Cela pourrait également aboutir à une mesure disciplinaire pouvant aller jusqu’au congédiement de bénévole, une résiliation de contrat, ou un licenciement immédiat ou une cessation immédiate des fonctions pour raisons graves. Une telle conduite peut aussi déboucher sur d’autres actions, incluant des poursuites civiles.

VIOLATION DE CETTE POLITIQUE

Toute violation de cette Politique peut entraîner des actions disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement de bénévole, une résiliation de contrat, ou un licenciement immédiat ou une cessation immédiate des fonctions pour raisons graves.

AMENDEMENTS À CETTE POLITIQUE

J’atteste avoir reçu, lu et compris la Politique en matière de dénonciation de l’Institut canadien des mines, de la métallurgie et du pétrole (ICM), et j’accepte de me conformer à ses dispositions.

CONTACTEZ-NOUS

Si vous avez des questions concernant cette politique, veuillez contacter :

Angela Hamlyn
Chef de la direction
ahamlyn@cim.org
(514) 939-2710, poste 1303