mai 2014

Acquisitions

Une approche à deux enveloppes pour améliorer les marchés publics

Par Mauro Chiesa

Les actionnaires sont à la recherche de rendements à moindres risques et de meilleurs dividendes et n'apprécient guère les dépassements de coûts. Nous nous trouvons actuellement dans un marché d'acheteurs, et afin d'en profiter pleinement, la société minière doit se conformer à une stratégie d'acquisition qui partage mieux les risques avec les fournisseurs et contrôle les coûts.

Un moyen efficace d'atteindre cet objectif consiste à adopter une approche « à deux enveloppes », où les fournisseurs proposant leur offre pour un contrat sont tenus de soumettre séparément les offres techniques et les offres financières. Le jour de l'ouverture des soumissions, les enveloppes contenant l'offre technique sont ouvertes pour s'assurer que seules les offres répondant aux spécifications techniques requises sont prises en compte. Les termes financiers correspondant uniquement aux offres techniques sélectionnées sont ouverts pour garantir que l'acheteur puisse comparer ce qui est comparable.

Trop souvent, les soumissionnaires proposent des avantages indirects tels que des billets de match de hockey ou des rémunérations, des addendas ou des modifications afin de s'assurer d'obtenir les marchés de fournitures. Certains soumissionnaires ne prennent pas part à la procédure s'ils ont le sentiment que l'offre a été achetée par d'autres, faisant ainsi échouer le processus concurrentiel. En annonçant la procédure à deux enveloppes suffisamment à l'avance, une société minière ajoute un certain degré de légitimité et de transparence qui devrait attirer une réponse plus vaste et faire baisser les prix. Bien qu'elle soit relativement simple, cette procédure requiert une certaine prévoyance et planification afin de susciter la réponse la plus vaste possible aux exigences techniques et aux considérations financières. Pour le soumissionnaire, les offres de passation de marché perdues constituent un processus coûteux, aussi la transparence et l'objectivité sont-elles essentielles pour justifier leur poursuite.

La première étape consistera à remplir un appel à manifestation d'intérêt. Il s'agit fondamentalement de la présentation générale des besoins à long terme de l'acheteur. L'acquisition d'équipement est relativement simple, contrairement à l'acquisition d'un rôle en tant que service d'ingénierie, d'approvisionnement et de gestion de la construction (EPCM, de l'anglais engineering, procurement and construction management), qui est bien plus complexe. La description de la procédure finale à deux enveloppes par l'acheteur pourrait cependant être utile de manière à réduire le risque perçu de cette dernière.

Lorsque la société acheteuse reçoit les réponses à sa manifestation d'intérêt, elle peut alors définir les qualifications requises. Rappelons cependant de nouveau que, bien que la procédure soit plus simple pour l'achat d'équipements standards, elle est plus complexe pour un EPCM. Dans de tels cas, les capacités nécessaires et la structure des risques deviennent plus complexes, et les retours d'information rapides sont alors précieux. L'acheteur doit également stipuler clairement la procédure restante et suivre ensuite une session de questions et réponses de manière à obtenir les clarifications nécessaires des soumissionnaires potentiels. L'acheteur annoncera alors la liste de soumissionnaires ayant répondu aux critères.

À partir de là, l'acheteur pourra publier son appel d'offres et/ou à propositions comportant les spécifications techniques et financières détaillées. Il devra également inclure un mémorandum qui décrit en détail la procédure à deux enveloppes restante. Pour les projets complexes, cette procédure est aussi importante que le produit acheté étant donné que les coûts de la transaction engagés par tous les soumissionnaires sont conséquents. Il est difficile de mettre un prix sur une procédure opaque, aussi elle peut être facilement évitée.

L'étape de l'appel d'offres/à propositions est constituée d'un certain nombre d'éléments, notamment des conférences à l'intention des soumissionnaires qui leur permettront de poser des questions et de donner leurs commentaires quant aux spécifications, et où les réponses seront distribuées à tous. Dans un marché en pleine évolution, les retours d'information peuvent entraîner une modification des spécifications ou même de la structure des risques. Si les modifications techniques ou celles apportées à la procédure d'appel d'offres sont nombreuses, l'acheteur peut organiser une dernière conférence pour les soumissionnaires afin de s'assurer que toutes les questions ont été traitées et distribuées. Dans un contexte où les soumissionnaires doivent fournir le financement de base, les financiers peuvent également souhaiter participer aux conférences afin de s'assurer que toutes les conditions sont bien comprises.

Dans le cadre de l'étape de l'appel d'offres/à propositions, l'acheteur doit également clarifier sa procédure de clôture de la transaction, le rôle des garanties de soumission et de bonne exécution, et sa procédure d'appel pour tout soumissionnaire ayant le sentiment qu'elle n'a pas été traitée ou évaluée équitablement. Si des problèmes de financement devaient apparaître, notamment concernant le financement de base par le soumissionnaire retenu, il conviendra alors d'accorder suffisamment de temps pour régler le problème étant donné que les exigences de clôture ont tendance à être plus complexes. C'est un facteur qui est également très apprécié sur le marché de nos jours, car le financement par un fournisseur prend souvent la forme d'une dette et peut offrir un effet de levier sur les marchés boursiers.

En bref, la procédure à deux enveloppes garantit un traitement équitable à tous les soumissionnaires et offre donc des retours quant aux spécifications techniques provenant de la plus vaste base de réponses possibles. Elle évoque ensuite le meilleur prix pour ces spécifications techniques. Ces objectifs devraient donner au directeur financier et au directeur de projet une plus grande liberté au niveau de l'affectation des fonds pour répondre aux objectifs du projet en termes de budget.


Mauro Chiesa a 33 ans d'expérience à son actif en matière de financement et de conseil aux projets d'extraction et d'infrastructure, notamment à des banques multinationales de New York, au groupe de la Banque mondiale à Washington, D.C., et à EDC à Ottawa. Il présidera une session au


 Traduit par Karen Rolland


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