déc '09/jan '10

L'ICM passe au vote

Modifications des règles de son Règlement intérieur no. 1

Par H. Ednie

La continuité, la clarté et l’efficience sont les trois buts principaux des amendements proposés au Règlement intérieur no. 1 de l’ICM. Afin de se conformer aux normes actuelles et correspondre aux pratiques réelles, les membres de l’ICM doivent voter avant que ces changements ne puissent être formellement approuvés.

Les amendements proposés sont le résultat d’un processus de révision d’une durée de deux ans mené par l’ancien président Jim Popowich. Le nouveau règlement intérieur a été révisé et approuvé par le Conseil de l’ICM le 29 août dernier. Son sort repose maintenant entre les mains des membres de l’ICM.

Pourquoi l’ICM doit-il modifier les règles de son Règlement intérieur?

Pratique exemplaire – Une « pratique exemplaire » recommande d’examiner et de modifier un règlement intérieur chaque année au besoin, pour qu’il reste conforme aux pratiques, politiques, lois et règlements changeants. Les sociétés sans but lucratif sont invitées à effectuer un examen complet tous les cinq à huit ans. Le Règlement intérieur actuel a été modifié pour la dernière fois en 1997.

Structure – La structure du Règlement intérieur actuel n’est pas conforme au format contemporain recommandé par Industrie Canada, aux lois en cours sur les sociétés sans but lucratif et aux pratiques communes d’autres sociétés sans but lucratif.

Un document concis – Le Règlement intérieur actuel omet des éléments importants régissant les rôles et les responsabilités du Conseil qui sont habituellement indiqués dans un règlement intérieur, ainsi que d’autres éléments qui ne sont actuellement inclus que dans les lois tout à fait dépassées ayant permis la création de l’ICM. La réécriture proposée du Règlement intérieur permettra d’intégrer toutes ces dispositions dans un document.

Clarté – Les clauses du Règlement intérieur actuel ne sont pas présentées selon un regroupement logique. Par conséquent, les dispositions liées aux réunions du Conseil et des membres entrent toutes dans une seule série de clauses, même si les dispositions peuvent varier pour différents types de réunions, et les « pouvoirs » du Conseil ont été dispersés dans l’ensemble du document ou dans les lois habilitantes.

Efficience – Le Règlement intérieur n’a pas été tenu à jour selon les pratiques administratives du Conseil de l’ICM, ce qui a créé des problèmes d’efficience tant sur le plan juridique que sur le plan administratif (p. ex. scrutin en ligne au lieu d’un scrutin par courrier ordinaire).

Bonne gouvernance – Le Conseil de l’ICM a récemment approuvé un ensemble détaillé de nouvelles « politiques de gouvernance » pour les harmoniser avec les pratiques contemporaines, établir un « code de conduite professionnelle », restructurer les comités et fixer les pratiques actuelles liées à la gouvernance, au processus décisionnel, et préciser les relations entre le Conseil et le personnel de même qu’entre l’ICM et ses « unités opérationnelles » (sociétés et sections).

Continuité – Il faut apporter des modifications importantes au Règlement intérieur afin que le Conseil puisse créer un nouveau poste de « président élu entrant » pour assurer une continuité supplémentaire et une orientation dans la planification de la relève des dirigeants supérieurs, ainsi qu’à la « pratique exemplaire » d’échelonnement dans le temps du mandat des administrateurs pour assurer une plus grande continuité aux membres du Conseil. Cela permettra donc d’éliminer un important roulement annuel et la perte d’administrateurs qui commencent à bien comprendre les questions vers la fin de leur première année.

Orientation – Le mandat actuel d’un an des nouveaux administrateurs du Conseil, jumelé à la rareté des réunions du Conseil ne permet pas aux nouveaux administrateurs de s’initier pleinement aux questions et aux procédures pendant leur mandat. La durée du mandat des administrateurs sera prolongée à deux ans pour régler ce problème et assurer une plus grande continuité au Conseil.

Ensemble de compétences – Le processus actuel de sélection des administrateurs ne permet pas toujours au Conseil d’obtenir certains ensembles de compétences importants, tels que des compétences financières ou juridiques. La proposition permettant au Conseil de nommer deux ou trois « administrateurs par mandat spécial » pourrait compenser ces lacunes. Le processus permettrait tout particulièrement de nommer un directeur des Finances provenant de l’extérieur du groupe d’administrateurs élus si personne au sein du groupe ne possède une expertise financière.

Présences – Le quorum de l’assemblée générale annuelle et des réunions extraordinaires a été réduit de 50 à 25 pour tenir compte des réalités des assemblées générales annuelles (AGA) antérieures. La disposition concernant les mandataires a été éliminée, du fait qu’elle n’est pas conforme aux pratiques exemplaires en matière de gouvernance et que les formalités administratives sont lourdes.

Procédures – Les dispositions permettant à des remplaçants de voter pour les administrateurs n’étant pas en mesure de participer aux réunions ont été éliminées, étant donné qu’il était trop facile pour les administrateurs d’envoyer un remplaçant (qui souvent ne connaît pas les questions ou leur historique). Cette situation a souvent entraîné une utilisation inefficace du temps du Conseil qui doit informer les remplaçants des questions traitées, en plus de nuire à la continuité. De plus, il n’est pas recommandé d’accorder des droits de vote aux remplaçants. Les observateurs seront admis sur invitation d’un administrateur.

C’est maintenant à vous, membres de l’ICM, de vous faire entendre. Lisez les documents disponibles à la page d’accueil de l’ICM (www.cim.org) et votez avant le 18 janvier 2010. Aidez l’ICM à être mieux structuré – allez en ligne et votez dès aujourd’hui.

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