déc '15/jan '16

Voyage

Ne sous-estimez pas l'importance de l'obligation de diligence de vos professionnels en déplacement

Par Brian Robertson

Brian Roberston headshot

Les budgets accordés aux déplacements professionnels n'ont pas échappé à l'examen rigoureux des sociétés spécialisées dans les ressources, qui doivent sans cesse réduire leurs coûts indirects. Les activités ont beau avoir ralenti de manière générale, les déplacements professionnels sur d'autres sites seront toujours indispensables. Les spécialistes des achats en interne sont formés de manière à trouver les meilleures options possibles pour des déplacements au tarif le plus bas, mais la direction doit bien préciser que cela ne doit en aucun cas se faire aux dépens de l'obligation de diligence.


L'obligation de diligence est ancrée dans la loi canadienne. D'après le projet de loi C-45, une loi fédérale qui a modifié le code criminel du Canada en mars 2004, « il incombe à quiconque dirige l'accomplissement d'un travail ou l'exécution d'une tâche ou est habilité à le faire de prendre les mesures voulues pour éviter qu'il n'en résulte de blessure corporelle pour autrui ».


En ce qui concerne les déplacements, ce projet de loi pourrait couvrir un large éventail d'incidents ; en effet, les employés se trouvant à l'étranger sont confrontés à des risques plus élevés, qu'il s'agisse de dangers prévisibles inhérents à la destination ou à des actions délibérées effectuées par un tiers. Il pourrait également couvrir toute une gamme d'incidents relatifs à la criminalité dans une région donnée ou à des situations de crise majeures.


Réduire les coûts, certes, mais à quel prix ?


On pourrait penser réaliser des économies intéressantes en laissant le personnel trouver de bonnes affaires et organiser ses déplacements directement par le biais de réservations en ligne. Cependant, cette manière de procéder peut mettre en péril les sociétés et leurs employés en déplacement. En cas d'incident grave, ces sociétés n'auront aucun recours organisé pour localiser leurs employés et mettre en œuvre les mécanismes de sécurité permettant de garantir leur protection.


Les employés doivent bien prendre conscience de ce risque. Si une société a un contrat avec un prestataire de gestion des voyages mais les employés décident d'organiser eux-mêmes leur voyage à l'aide d'un prestataire externe, il est peu probable qu'ils soient protégés par les mesures d'obligation de diligence en matière de déplacements mises en place par la société, par exemple un plan d'évacuation en cas d'urgence. Ces mesures sont souvent strictement liées à des services d'organisation de voyage centralisés coordonnés par le responsable des voyages. Cette initiative part souvent d'un bon sentiment. En trouvant de meilleurs tarifs en ligne, le personnel pense certainement qu'il permet à son département d'économiser sur le voyage ; pourtant, si l'on tient compte de toutes les implications de cette transaction, les risques l'emportent largement sur les économies totales.


La communication est essentielle


La Global Business Travel Association (GBTA, l'association mondiale du voyage d'affaires) indiquait récemment qu'en cas de crise, il faudra plus d'une heure à la majorité des sociétés (67 %) pour localiser leur employé(e) en déplacement, et près d'un tiers n'ont pas la moindre idée du temps qu'il leur faudra pour le/la repérer. Cette statistique est particulièrement alarmante si l'on considère que les toutes premières heures sont critiques dans une situation de crise en pleine évolution.


Prenons comme exemple la situation au Kurdistan dans le courant de l'année 2015. Lorsque la violence a éclaté dans la région après qu'un groupe terroriste ait pénétré dans le pays, les sociétés minières et leurs partenaires dans ce déplacement ont dû rapidement mettre en œuvre un programme d'évacuation de leur personnel. L'équipe de Vision Voyages Solutions disposait d'avions affrétés en attente, prêts à transporter ses clients vers le lieu le plus sûr au pied levé. Imaginez ne pas pouvoir contacter votre personnel dès les premières heures critiques de ce développement ; au lieu d'être transportés en toute sécurité loin d'une situation critique, vos employés pourraient bien se retrouver coincés car les autorités gouvernementales auront déjà fermé leurs frontières.


La technologie mobile peut constituer un moyen efficace de préserver la communication. Certaines solutions offrent une ligne directe pour contacter les employés en déplacement ou permettent de localiser tout le personnel en déplacement. On appréciera également la possibilité de pouvoir informer les voyageurs des dernières mises à jour concernant leur vol et leur réservation, ainsi que tout avertissement concernant le niveau de sécurité de leur destination, qu'il s'agisse de la météo inclémente ou des activités criminelles.


Formez votre personnel à la sécurité


L'évaluation des risques doit être une réalité partagée, et les personnes en déplacement doivent faire partie intégrante de la mise en œuvre de l'obligation de diligence. En comprenant parfaitement la situation sur le terrain et les risques potentiels de leur destination, les voyageurs sont mieux préparés à faire face aux événements fâcheux. Souvent, les personnes en déplacement font preuve de laxisme car elles considèrent que c'est au responsable des voyages ou aux agents de la sécurité de la société qu'incombent les décisions et leurs répercussions. En réalité, c'est aux voyageurs qu'il revient de faire face à la situation et de se conformer aux protocoles de sécurité préconisés.


Pour garantir sa sécurité, il est primordial de former le personnel à identifier les questions de sécurité spécifiques à la destination et à y faire face. Ceci vient souligner la nature imprévisible des dangers inhérents et maintient les personnes en déplacement sur leur garde et prêtes à faire face à toutes les situations. En outre, cela montre que vous vous sentez concerné.


En fonction du voyage, l'obligation de diligence peut certes représenter un coût initial, mais les économies conséquentes que vous pourrez réaliser sur le long terme viennent confirmer l'utilité de cette dépense.


Brian Robertson est le directeur général de Vision Voyages Solutions, la plus grande société de gestion des voyages au Canada. Sa solution d'obligation de diligence, baptisée Vision Assure, permet aux employeurs de repérer jour et nuit leurs employés en déplacement. Vision Assure est un programme de sécurité qui comprend une application mobile fournissant des notifications actualisées et des avertissements ; il permet en outre de mettre en place une barrière de sécurité électronique qui prévient l'employeur ou un organisme de sécurité local si l'employé(e) en déplacement s'aventure au-delà d'une zone de sécurité désignée. Pour plus d'informations, consultez le site Internet de Vision Voyages.

Traduit par Karen Rolland


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