Oct 13

Les connaissances au bout des doigts

L’ICM met en ligne 115 années de documents techniques

Par Herb Mathisen

Malgré, ou peut-être en raison de la longue histoire de l’ICM et de sa position en tant que principal référentiel de connaissances sur l’exploitation minière, la plupart des vastes archives de documents techniques de l’organisation sont restées entreposées dans un sous-sol de Westmount, au Québec. Il était possible de commander un document, mais le procédé était lent et laborieux car quelqu’un devait consulter les archives, trouver le document, le scanner et l’expédier après l’avoir transféré sur un CD. L’ICM est aujourd’hui en phase de mettre en ligne l’intégralité de ses archives de documents techniques.

Serge Major, le directeur des finances et de l’administration de l’ICM, explique que l’origine de ce projet remonte à la conférence du Council of Engineering and Scientific Society Executives (CESSE, le Conseil des dirigeants de la société des ingénieurs et scientifiques) à laquelle il avait participé en 2004. Le conférencier principal de cet événement y expliquait qu’un ingénieur passe généralement une journée par semaine à faire des recherches et à consulter des documents de référence. « Lorsque j’ai entendu cela, je me suis dit que l’ICM avait matière à exploiter », se rappelle-t-il. À ce moment-là, les archives que l’Institut avait mises en ligne ne remontaient qu’à quelques années en arrière, car les comptes rendus et les publications des conférences commençaient à peine à être disponibles sur Internet.

À son retour de la conférence, M. Major a commencé à chercher le moyen de mettre en ligne le reste des documents techniques (qu’il a trouvés dans divers comptes rendus et publications de conférences des 115 années d’existence de l’ICM), permettant aux membres d’y avoir accès facilement. Les comptes rendus et les publications des conférences datant de 2000 et plus tard étaient déjà présentés sous forme électronique.

« Nous avons tout doucement commencé à déterminer le nombre de documents que nous avions à traiter », explique M. Major. « Nous sommes arrivés à une estimation d’environ 25 000 documents. » Le projet de numérisation a débuté en 2005, mais il s’agissait d’un procédé coûteux auquel s’attelait un employé à mi-temps qui lisait chaque document, puis classait et saisissait manuellement les mots-clés correspondants.

Mais l’ICM a embauché en juin l’année dernière trois étudiants techniques spécialisés en documentation et archivage (Laurent Bouthillier, Guy Croteau et Ariel Paradis) du Collège de Maisonneuve de Montréal, afin qu’ils se penchent sur les trésors de publications dont disposait l’ICM et qu’ils scannent chaque document technique à l’aide des nouveaux logiciels de reconnaissance des caractères et de recensement des données, ce qui a considérablement accéléré le processus d’archivage.

Lorent Dione, programmeur-analyste web à l’ICM, explique que ce nouveau logiciel sélectionne les 100 termes les plus importants du document ainsi que les noms et lieux, et les marque comme mots-clés. Ils sont ensuite ajoutés aux mots-clés choisis par l’auteur. En plus de ces nouveaux documents archivés, chaque document technique déjà en ligne et apparaissant dans les comptes rendus de conférences sera traité par le logiciel afin d’y ajouter les mots-clés supplémentaires générés automatiquement. En seulement trois mois, l’équipe est parvenue à mettre en ligne plus de 7 000 documents.

Ce projet a non seulement accéléré le processus d’archivage, mais il facilitera considérablement la tâche de l’utilisateur. Une nouvelle interface de recherche est prévue pour cette année, afin de rendre la recherche de documents plus rapide et plus simple. M. Dione explique que le logiciel est plus intuitif que la version actuellement utilisée sur le site Internet. Les utilisateurs disposeront désormais d’une fonction de recherche plus simple et plus pratique qui leur permettra d’effectuer des recherches par auteur, participant, publication, conférence et mot-clé.

D’après M. Major, l’intégralité des documents techniques, qui remontent à 1898, seront archivés et disponibles d’ici la fin de l’année.

Traduit par Karen Rolland

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