mars/avril 2012

Transformer la manière dont l'ICM mène ses activités

Le nouveau portail de l'ICM est plus qu'un site Web

Par W.K. Chan

The new CIM website homepageLorsque le nouveau site Web de l'ICM sera mis en ligne à l'occasion du congrès de l'ICM d'Edmonton 2012, il marquera la fin de la première phase de développement et le début de la phase II d'un plan de travail en trois phases. Ce qui a démarré comme un projet informatique va en réalité transformer le fonctionnement de l'ICM. « Il s'agit d'une transformation métier complète incluant les systèmes, les processus et les méthodes de travail des employés », déclare Jean-Marc Demers, Directeur général adjoint de l'ICM.

Depuis que le directeur général Jean Vavrek a pris les rênes de l'ICM il y a 8 ans, le nombre d'adhérents n'a cessé d'augmenter pour finalement atteindre 13 000. C'est cette croissance remarquable qui a initié la transformation de l'institut. Au moment de sa prise de fonction, le nombre d'adhérents avait diminué et se situait entre 5 000 et 6 000. Les systèmes informatiques et les processus internes de l'organisation étaient par ailleurs obsolètes.

L'ICM s'attaqua au développement de procédures et politiques d'exploitation plus standard. « Nous devons évoluer pour grandir, nous disposions de trop de bases de données et de listes devant être mis à jour en parallèle », explique Vavrek. Afin de gérer des volumes importants et réagir plus rapidement, Vavrek a estimé que les systèmes devraient être entièrement intégrés et connectés.

Vavrek souhaite que l'ICM devienne un leader mondial en matière de connaissances techniques, normes et capacités industrielles, et prenne la tête du développement de l'industrie minière.  « Nous pourrions très bien regrouper 25 000 membres dans cinq ans », explique-t-il. Il ajoute que le nombre d'adhérents pourrait quadrupler au vu des projets d'expansion de l'institut.

En attendant, un nombre croissant de personnes demandait l'amélioration de la présentation et la navigation du site Web de l'ICM. « Nous n'aurions apporté que des changements symboliques », déclare Demers. « Nous avons compris que pour améliorer notre efficacité, nous devions adopter une approche entièrement intégrée. Jusqu'à aujourd'hui, le site était géré et hébergé par un tiers. Nous souhaitons permettre à notre équipe de s'approprier le contenu et de mettre le site à jour en temps réel. »

Après la planification stratégique 2008-2009 de l'ICM, le Conseil approuva le budget pour le projet. La direction a consulté des experts externes pour qu'ils nous indiquent les systèmes les plus adaptés pour créer une infrastructure de pointe. « Nous avons acheté les meilleurs des systèmes et nous créons notre Ferrari à nous », s'enthousiasme Demers. Le système avait initialement été mis en œuvre par  des consultants externes, mais à l'automne 2010, la direction a décidé de continuer le développement avec une équipe informatique en interne, afin de garder les connaissances et l'expérience au sein de l'institut.

Le système est composé du logiciel de base de données Aptify pour gérer toutes les données des membres et des non membres, du système de gestion de contenu Sitecore pour la publication rapide de contenu multilingue sur le Web et du système de gestion de documents Sharepoint afin d'organiser les milliers de documents d'institut. « Il n'a pas été facile de faire interagir ces différents systèmes », explique Gérard Hamel, Directeur des technologies de l'information depuis l'automne 2010. Le bureau national dispose maintenant d'une équipe dédiée de quatre membres qui se focalise sur le développement et la maintenance de cette nouvelle infrastructure.

L'intégration du système signifiait également la création d'une salle serveur au niveau du bureau national. Elle sert aussi bien pour le réseau interne que le site Web.

Quelle différence pour les utilisateurs ?

Dans la phase I, les membres de l'ICM découvriront un nouveau code couleur bleu, jaune et gris, développé à l'aide de groupes de consultation au début de l'année 2010, et bénéficieront d'une navigation plus facile. Le nouveau système disposera de la plupart des fonctions du site Web actuel et deviendra complètement bilingue. Il deviendra possible de consulter le calendrier des événements et d'acheter des éléments à partir de la bibliothèque des articles techniques. Ce nouveau site comportera également une version en ligne de CIM Magazine, ce qui permettra aux lecteurs de commenter des articles en temps réel. En outre, tous les articles seront traduits en français.

Le site sera intégré à la base de données et à un système de paiement qui permettra une inscription immédiate. L'inscription sera validée en quelques minutes et il ne sera plus nécessaire d'attendre entre 24 et 72 heures l'envoi d'un identifiant de connexion par un représentant de l'ICM. Les membres pourront également créer un profil détaillé et charger une photo facilement. Le profil permettra également au système de faire le suivi des privilèges individuels des membres.

Projets pour l'avenir

Le service d'adhésion de l'ICM affine déjà le système et le rationalise afin de nettoyer les données d'adhésion, qui seront intégrées en ligne. Le nouveau système fera le suivi des achats de produits de l'ICM effectués par les membres, y compris les éléments à partir d'une bibliothèque d'articles techniques de procédures et d'articles de plus en plus fournie ; tous les articles datant de plus 20 ans sont en cours de numérisation et seront rendus disponibles.

Dans la phase II, l'ICM développera son propre système de gestion des événements pour permettre l'inscription à nos nombreuses conférences et aux exposants d'acheter un emplacement en ligne. Le processus de soumission et d'évaluation des articles techniques sera également amélioré. Les utilisateurs de Smartphone bénéficieront d'une navigation plus simple. De même, une liste d'offres d'emploi est en cours de préparation.

Ce n'est pas parce que nous disposons d'une Ferrari que nous pouvons rouler à grande vitesse pour l'instant, explique Demers. La formation actuelle du personnel de l'ICM à ces nouveaux systèmes optimise encore nos processus métier. Ce n'est qu'au travers d'un processus d'amélioration continue que nous atteindrons le plein potentiel de ces systèmes.

Des portails intégrés pour les sociétés, filiales et groupes affiliés à l'ICM sont également prévus. Ils incluront des outils de formation appropriés au système. « Nous voulons faciliter la tâche aux volontaires de l'ICM », déclare Vavrek.

Les commentaires des membres de l'ICM sont essentiels pour la définition des fonctions futures. Que la prochaine étape consiste à proposer davantage d'informations et de contenu, à publier des vidéos de conférences ou à développer une version du magazine destinée aux tablettes, l'ICM disposera du personnel et des moyens nécessaires. Actuellement, la plupart du contenu est uniquement disponible pour les membres de l'ICM. Vavrek souhaiterait toutefois mettre à la disposition du public davantage de contenu gratuit. « Nous voulons que le site Web soit le portail de tout ce qui concerne l'exploitation minière », explique-t-il.

2012 est une année de changement pour l'ICM : nous développons notre mission de manière globale pour devenir une communauté d'experts de pointe.

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