août 2009

L’union fait la force

Le nouveau Membership à guichet unique de l’ICM promet rationalisation, solidarité et synergie

Par M. Kerawala

C’est sûrement un témoignage à notre vitalité que la famille ICM a crû de manière si proliférante, se répandant à travers notre vaste pays depuis ses débuts il y a plus d’un siècle. Toutefois, tout comme de nombreuses familles, ceux qui étaient autrefois liés par des liens de parenté se sont regroupés autrement, rendant parfois difficiles les communications et les actions unifiées.

La réalisation que nous, de l’ICM, sommes unis par des intérêts communs, et que cette unité doit être reflétée dans notre structure organisationnelle, a conduit à l’initiative du Membership à guichet unique, laquelle est en voie d’être mise en œuvre dans les sections de l’ICM à travers le Canada.

Se rassembler

Il y a actuellement deux niveaux d’appartenance à l’ICM — le national et celui de la section. Le membership national comprend aussi les sociétés et d’autres catégories spéciales telles que les retraités. Toutefois, de nombreux membres des sections ne sont pas membres de l’ICM au niveau national et ils ne participent qu’aux activités de leur section locale. Les listes des membres des sections ont traditionnellement été maintenues séparément par les sections. Bien qu’ils puissent participer à de nombreuses excellentes activités de section, les membres, qui ne sont pas membres nationaux, n’ont pas droit aux bénéfices importants de membership national qui leur donneraient accès aux meilleures pratiques de l’ICM et à une meilleure compréhension de notre industrie.

En plus de nuire aux communications avec plusieurs de nos intervenants, cette dualité a mené à des inefficiences organisationnelles. Afin de remédier cette situation, l’idée d’un membership unique a été avancée il y a quelques années, aboutissant en 2006. Lors d’une réunion du Conseil en février 2007, sous la gouvernance de Jim Popowich (président de l’ICM 2007-2008), une motion a été unanimement votée d’adopter le concept de membership à guichet unique.

Cette proposition de membership à guichet unique est assez claire. Pour une somme nominale additionnelle de 10$ au niveau de la section, tous les membres qualifiés de la section deviennent membres nationaux à un niveau de base. Leur dossier est saisi dans la base de données de l’ICM national et ils ont plein accès au bottin des membres en ligne. De plus, ils recevront la copie du CIM Magazine de décembre offrant un aperçu de l’année à venir et qui contient le bottin des membres nationaux, une carte officielle de membre de l’ICM, tous les communiqués officiels et la possibilité de gérer leur compte de membre en ligne. L’infrastructure pour ces fonctionnalités est actuellement en voie d’être mise en place.

Les sections gardent toute leur autonomie sur l’établissement des frais de membership ainsi que la planification et la gestion de leurs activités. Elles cèdent toutefois la gestion de la base de données et de la facturation des cotisations au bureau national de l’ICM. L’accès à la base de données nationale et aux outils de communication perfectionnés de l’ICM national sont quelques-uns des autres avantages dont peuvent bénéficier les dirigeants des sections.

Une démarche visionnaire

M. Popowich qui, avec le président-élu d’alors Jim Gowans, et le directeur exécutif de l’ICM, Jean Vavrek, a mené le développement des rouages du membership à guichet unique, est bien placé pour parler des raisons d’être de l’initiative. « Le concept avait été considéré depuis plusieurs années », dit M. Popowich. « C’est beaucoup plus que la fusion de bases de données. Avec le membership à guichet unique, l’ICM pourra mieux communiquer avec tous ceux qui sont intéressés par l’industrie minérale – à l’échelle locale et à un niveau d’ensemble plus élevé. Selon nous, l’ICM devait aussi traiter des questions auxiliaires telles que l’éducation, la sécurité et la responsabilité sociale des entreprises, nous devions aussi nous relier à tous les intervenants de notre industrie afin que tous y prennent part. La meilleure façon de ce faire était par nos membres des sections – la base et les piliers de notre industrie. Sous l’ancien système d’adhésion, nous n’avions aucun moyen de communiquer avec notre importante base d’intervenants. »

Un autre important but de cette idée est le besoin pour l’ICM d’attirer plus de membres et plus jeunes. Michael Allan, le président actuel de l’ICM, explique : « Je crois que nous devrions cibler l’implication des plus jeunes membres dans les activités de l’ICM. Plusieurs sont actifs au niveau des sections mais ne participent pas aux activités nationales. Bien que j’ai toujours été un membre national, mon implication dans l’ICM a débuté par des activités de section pour ensuite progresser vers une implication dans les congrès nationaux et finalement siéger au Conseil d’administration. » M. Allan est confiant que les jeunes membres des sections auront un cheminement semblable et que l’ICM pourra bénéficier des nouvelles idées des jeunes talents.

Une autre raison pour laquelle les sections sont si importantes est que, comme le dit Jean Varvek, le directeur exécutif de l’ICM « Les sections sont la principale voie par laquelle les membres ‘retraités’ demeurent en contact et entretiennent des amitiés de toute une vie, nous permettant tous de profiter de leur vaste expérience. »

De manière significative, le président-élu Chris Twigge-Molecey et son successeur, Chuck Edwards, supportent aussi ces démarches, assurant ainsi que l’engagement des dirigeants de l’ICM envers le membership à guichet unique est bien ancré dans le futur.

Économies d’échelle

Nonobstant les bénéfices évidents, le membership à guichet unique ne pourrait devenir réalité s’il n’offrait pas des bénéfices tangibles au jour le jour. « Le coût doit être raisonnable », explique M. Popowich. « Au niveau des sections, plusieurs étaient intéressés par le concept mais ne voulaient pas payer une cotisation élevée. Nous voulions aussi réduire le fardeau de travail des sections en maintenant leurs bases de données. Les sections sont gérées par des bénévoles qui ont des emplois réguliers, nous voulions donc leur faciliter la tâche. Avec notre nouveau système sur le Web, nous avons de meilleurs outils pour aider les sections avec leurs communications grâce à un environnement sécurisé qui est constamment mis à jour. Le renouvellement des adhésions des membres des sections peut aussi être géré plus efficacement à partir d’une base de données centralisée. Le membership à guichet unique réduira la charge de travail des exécutifs des sections, et ce, à très faible coût. »

Pour expliquer un autre bénéfice important, M. Allan dit : « Tous les dossiers des membres sont conservés dans un système sécurisé. Les questions potentielles de législation relative à la protection de la vie privée qui peuvent être un fléau pour les bases de données ‘non réglementées’ sont réglées par le fait que c’est l’ICM national qui gère les données. Les obligations légales, telles que la taxation, pour lesquelles l’ICM est responsable en bout de compte, peuvent être mieux gérées. »

Gagner du terrain

L’initiative de membership à guichet unique est déjà implantée dans 12 sections. Malgré quelques préoccupations, l’initiative a été reçue de manière positive.

« Nous avons décidé de servir de marché témoin pour de nombreuses raisons » dit Cameron Rennie, de la section Winnipeg. « Premièrement, le fait que l’ICM national gère notre base de données nous enlève une grande charge de travail. Deuxièmement, le programme donnera de nombreux avantages à nos membres de la section, entre autres par une carte de membre et l’accès au bottin des membres de l’ICM. Troisièmement, le programme aide à assurer que la base des données et les communications sont conformes aux exigences des lois sur la protection des renseignements personnels. »

Eric Hinton de la section Red Lake visait haut. « Nous voulions avoir accès, auprès de l’ICM national, à du financement possible pour des bourses attribuées à des diplômés du secondaire. D’autres ressources sont aussi disponibles pour les sections à partir du bureau national, par exemple, un soutien financier potentiel, de l’espace publicitaire et des possibilités de marketing et de réseautage qu’il aurait sinon fallu tout mettre en place. La communauté de Red Lake y trouvera son bénéfice en découvrant ce que font les autres communautés avec les ressources disponibles pour les écoles et de la disponibilité des gens pour répondre à presque n’importe quelle question, qu’elle soit technique ou sociale. »

Les dirigeants de nombreuses autres sections partagent ces sentiments. « Lorsque la section Nouveau-Brunswick a décidé d’adopter le membership à guichet unique, nous avions compris qu’il s’agissait de la consolidation des finances et que l’idée était bonne », dit Paul Rennick. « Le plus grand bénéfice pour les membres de notre section sera la communication des activités et des enjeux nationaux, un mécanisme qui n’était pas disponible antérieurement. »

La section Vancouver a adopté le membership à guichet unique simplement parce que c’était logique d’un point de vue coûts-avantages. « Plusieurs questions administratives et légales nous ont convaincu d’y adhérer », explique l’ancien président de la section, Alex Doll. « En transférant tous les membres de la section dans le cadre national, les questions d’assurances et fiscales sont réglées. Regrouper les tâches administratives dans un cadre national est plus rentable qu’avoir chaque section s’enregistrer en tant que société à but non lucratif, acheter de l’assurance, remettre la TPS (pour les grosses sections) et faire vérifier ses livres. Une section qui est prête à faire tout cela ne verra probablement pas grand bénéfice au membership à guiche unique. Ces sections devraient cependant se demander si elles sauvent de l’argent étant donné le faible coût du membership à guiche unique. »

C’est bien plus gros qu’il ne le semble

À mesure que de plus en plus de sections y adhèrent, le membership à guichet unique devrait croître pour devenir beaucoup plus qu’une simple union administrative. Lorsqu’un grand nombre de personnes se rassemblent, les attentes croissent. Heureux de cette perspective, le directeur exécutif de l’ICM, Jean Vavrek, dit : « Dans le moment, il s’agit d’une première étape et je sais que les gens ont des attentes. À ce stade précoce, nous ne pouvons que les estimer. J’espère que la mise en œuvre sera un processus interactif et j’invite les sections à nous dire ce qu’elles attendent et ce qui fonctionne bien dans le moment. Plus vite nous connaîtrons les besoins, plus vite nous pourrons les satisfaire. »

M. Vavrek n’aura pas à attendre longtemps. Des réactions entrent déjà des sections. « Nous espérons que l’ICM national pourra partager ses capacités d’attirer de nouveaux membres au niveau local, nous permettant ainsi d’accroître notre membership et notre visibilité », a déclaré M. Rennie. C’est aussi ce que pense M. Hinton. « Nous nous attendons à plus de visibilité pour les sections dans le CIM Magazine et à plus de soutien des commanditaires nationaux pour nos événements », dit-il. « Nous voulons aussi que le leadership soit visible dans la communauté, démontrant que nous sommes impliqués à la fois du côté minier et du côté communautaire. »

Avec tant à gagner immédiatement et potentiellement avec le membership à guichet unique, il n’est pas surprenant que MM. Popowich et Allan soient si enthousiastes. « Nous sommes un institut avec un fort réseau et le membership à guichet unique permet tout simplement à l’ICM de s’améliorer sur ce point », dit M. Popowich. M. Allan, le président de l’ICM durant la mise en œuvre de cette initiative, ajoute : « Ce sera bon pour les sections et bon pour l’ICM en général. Nous en bénéficierons tous. »

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