juin/juillet 2006

Politique ICM de protection de la confidentialité

L’Institut canadien des mines, de la métallurgie et du pétrole, ses sections, ses sociétés et ses divisions (ICM) s’engage à la collecte, l’utilisation et la divulgation responsables des renseignements personnels de ses membres, en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDÉ) et des autres lois canadiennes applicables. Cette politique stipule les principes et les pratiques que nous suivons afin de protéger vos renseignements personnels. La politique s’applique donc à toute personne qui fournit des services en notre nom.

L’ICM utilisera les renseignements personnels que vous lui fournissez lorsque vous devenez membre ou que vous renouvelez votre adhésion, lorsque vous vous inscrivez à l’une de nos activités, consultez notre site Web ou achetez l’un de nos produits, mais ces renseignements ne seront pas divulgués à d’autres organisations sans avoir obtenu votre consentement au préalable, sauf dans des conditions spéciales, telles que nous croyons en bonne foi que la loi en exige la divulgation.

Collecte de renseignements personnels

Tel que défini par la loi, le nom, le titre ainsi qQue l’adresse et le numéro de téléphone d’affaires ne sont pas des informations personnelles. Les renseignements personnels recueillis par l’ICM comprennent : le sexe de la personne, son adresse à domicile, le numéro de télécopieur, l’adresse courriel, la date de naissance, le niveau d’éducation, les cours complétés, le statut d’emploi, si la personne est à la retraite, étudiant ou sans emploi, et la langue de communication préférée. Dans plusieurs cas, nous demandons aussi des informations relatives à une carte de crédit car plusieurs personnes veulent effectuer des paiements par carte de crédit.

Nous ne recueillons que les renseignements dont nous avons besoin pour fournir des services à nos membres. Les renseignements personnels sont collectés pour les raisons suivantes :

  • Créer et gérer une banque de données précise de nos membres;
  • Aviser nos membres, par téléphone, par télécopieur, par courrier et/ou par courriel des événements futurs qui pourraient les intéresser;
  • Contacter les membres concernant diverses activités de rétroaction, de concours, de commandites, d’occasions d’affaires et d’autres produits et services spécifiques à l’ICM;
  • Suivre l’admissibilité des membres quant à divers prix et bourses, l’accès à certains programmes d’affinité et des prix spéciaux pour certains produits ou services;
  • Publier un Bottin des membres;
  • Les informations sur votre date de naissance ne servent qu’à compiler des statistiques internes et pour les calculs établissant le statut de membre à vie.

Nous recueillons normalement les renseignements personnels directement de nos membres aux fins citées ci-dessus lorsque nous recueillons les informations. Les renseignements personnels sont recueillis à partir de formulaires transmis par courriel, par télécopieur ou par des contacts téléphoniques. À l’occasion, des renseignements sont aussi recueillis en personne lors d’événements spéciaux, par le site Web de l’ICM ou par tout autre moyen numérique et électronique à mesure de l’évolution de la technologie.

Divulgation et conservation des renseignements personnels

Nous utilisons et divulguons les renseignements personnels uniquement pour les buts pour lesquels ils ont été recueillis, sauf ce qui est autorisé par la loi. L’ICM ne partage par les renseignements personnels avec de tierces parties.

Les renseignements personnels concernant nos membres sont conservés pour une période de temps indéfinie et ils seront protégés à moins qu’un membre demande à l’ICM de détruire une partie ou tous les renseignements le concernant.

Consentement pour le Bottin des membres

La version imprimée du Bottin des membres de l’ICM est distribuée uniquement aux membres ICM nationaux. Seuls les membres nationaux ont accès à la version électronique du Bottin des membres et cette liste ne peut être imprimée à partir du site Web.

La structure actuelle de la base de données des membres nous permet divers scénarios pour imprimer ou afficher vos coordonnées dans le Bottin des membres ou dans notre site Web. Les scénarios possibles sont énumérés plus bas. Faites-nous savoir lequel correspond au niveau d’information que vous désirez. Si vous voulez modifier votre choix, veuillez nous contacter.

Scénarios :

  1. nom, titre et adresse d’affaires;
  2. tout de 1 ci-dessus plus les numéros de téléphone suivants : au travail, cellulaire, télécopieur et l’adresse courriel.

Si vous n’indiquez pas de préférence, nous prenons le scénario 1 par défaut.

Consentement

Nous vous demanderons votre consentement avant de divulguer des informations à des tierces parties sauf si cela est requis par la loi. Nous présumerons de votre consentement lorsque vous offrez des informations dans un but évident.

En fournissant les informations demandées ci-dessus, vous nous permettez d’utiliser vos renseignements personnels pour les usages cités. Par contre, si vous ne fournissez pas les informations requises, il est possible que nous ne puissions pas vous fournir certains ou tous les services que l’ICM offre à ses membres.

Lorsqu’un consentement explicite est requis, nous demanderons normalement à nos membres de fournir ce consentement de manière orale (en personne ou par téléphone), par écrit (en signant un formulaire de consentement, en cochant une case d’un formulaire) ou par des méthodes électroniques (en cliquant sur un bouton).

Un membre peut retirer son consentement de l’usage et de la divulgation de ses renseignements personnels en tout temps, à moins que les renseignements soient requis pour rencontrer nos exigences légales. Nous respecterons votre décision.

Protection des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont consignés dans notre base de données et dans nos fichiers sur support papier. Les informations électroniques sont conservées dans des ordinateurs protégés par des mots de passe et les copies de sécurité - disques et papier - sont entreposées dans des armoires verrouillées. Seulement quelques employés autorisés ont accès aux renseignements personnels protégés. Les informations sur le site Web ont le même niveau de protection que celui de nos bureaux.

Les informations concernant les cartes de crédit transmises par télécopieur ou par téléphone pour des paiements de cotisation de membres et autres activités ne sont pas entreposées dans nos banques de données. Ces informations sont conservées sur copie papier pour une période de six ans, tel que requis par les réglementations concernant les documents comptables. Les informations sur les cartes de crédit sont alors déchiquetées. Nous ne voyons pas le numéro de carte de crédit au complet lorsque les paiements sont effectués par notre site Web sécurisé.

Mesures de protection et accès aux renseignements personnels

Nous prenons tous les moyens raisonnables pour faire en sorte que les renseignements personnels contenus dans notre banque de données des membres et dans notre Bottin des membres soient précis et régulièrement mis à jour. Vous pouvez avoir accès à votre dossier de renseignements personnels en contactant directement l’ICM à l’adresse indiquée plus bas. Vous pouvez aussi demander de corriger toute erreur ou omission concernant vos renseignements personnels.

Questions et plaintes

Si vous avez quelque question que ce soit concernant l’utilisation de vos renseignements personnels ou si vous désirez loger une plainte selon la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, veuillez contacter le bureau de l’ICM.

Serge Major
Directeur, Finance et Administration
Institut canadien des mines, de la métallurgie et du pétrole
3400, boul. de Maisonneuve Ouest, bureau 855
Montréal (Québec), H3Z 3B8
Téléphone : 514.939.2710, ext. 1318
Télécopieur : 514.939.2714
Courriel : smajor@cim.org

Si la réponse obtenue ne vous satisfait pas, vous devriez contacter le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada durant les heures de bureau en appelant au 613.995.8210 ou sans frais au 1.800.282.1376. Visitez le site Web du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada au www.privcom.gc.ca pour plus d’information.

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